Synk
Plataforma unificada para gestionar el rendimiento y el desarrollo de los colaboradores, con la gamificación como eje.
Contexto
Un proceso repartido entre seis herramientas
El proceso de evaluación y desarrollo de los colaboradores estaba fragmentado entre distintas herramientas, procesos y canales de comunicación.
Cada actor —organización, manager y colaborador— trabajaba sobre una parte del proceso, pero ninguno tenía una vista completa de lo que ocurría con el desempeño de un equipo.
Los tres problemas de fondo
Herramientas descentralizadas
Los usuarios navegaban entre distintas herramientas para completar actividades de su desempeño: Excel, SuccessFactors, Planner, Teams, Rein y Outlook.
Flujo largo y complejo
Documentación extensa y procesos poco intuitivos hacían difícil entender qué debía hacer cada persona: un modelo de competencias de 4 módulos y 15 etapas de evaluación.
Falta de comunicación efectiva
La comunicación entre organización, managers y colaboradores no era clara ni consistente: pedir retroalimentación sobre el propio desempeño exigía varios trámites.
Proceso
Un doble diamante, de la investigación a la entrega
El proyecto se desarrolló con un enfoque inspirado en el Doble Diamante: descubrir, definir, desarrollar y entregar.
Partimos de un benchmark y de entrevistas con usuarios para identificar problemas; definimos el reto a través de user personas y journeys; y desde ahí construimos, validamos y ajustamos el nuevo modelo de evaluación.
Investigación
Qué apareció al preguntar
Entrevistamos a managers y colaboradores para entender cómo vivían el proceso de evaluación. Dos hallazgos marcaron la dirección del proyecto.
Dos hallazgos que cambiaron el rumbo
Empleados sin ruta visible
4 de los 7 entrevistados no perciben un avance claro en su línea de carrera y no saben cómo mejorar.
Managers sin herramientas
Los managers sienten que no cuentan con herramientas claras para comunicar los procesos de evaluación.
No me llegó un informe escrito, solo fue conversado.
El modelo de competencia es muy difícil, me gustaría que sea más fácil de usar.
Dirección
La investigación nos llevó a explorar la gamificación como mecanismo para mejorar la participación, la claridad y la motivación a lo largo del proceso.
Estrategia
Gamificación
La gamificación consiste en integrar elementos y dinámicas propias de los juegos —retos, recompensas, niveles, progreso y feedback— dentro de contextos que no son juegos.
El objetivo es convertir actividades rutinarias en experiencias más atractivas, incrementando la participación, el compromiso y el rendimiento de las personas.
Fuente: Zichermann, G. y Cunningham, C. (2011). Gamification by Design.
Por qué funciona
Convertir el proceso de evaluación en un recorrido con progreso visible, retos y recompensas: el colaborador deja de rellenar un formulario y pasa a avanzar por una ruta que entiende.
Referencias
La gamificación funciona fuera del laboratorio
Ha demostrado ser efectiva para aumentar el compromiso y la participación en distintas industrias, transformando tareas repetitivas en experiencias motivadoras.
Modelo Octalysis
Usamos el framework de Yu-Kai Chou para conceptualizar la solución: identificar las ocho motivaciones humanas en juego y traducirlas en mecánicas concretas dentro de Synk.
Fuente: Chou, Y. K. (2015). Actionable Gamification.
Solución · Empleado
Personalización según la experiencia
El contenido y el nivel de complejidad se adaptan al recorrido del colaborador: quien recién entra ve una capa estándar; quien ya conoce el modelo accede a más profundidad sin fricción añadida.
Solución · Empleado
Nuevos niveles de competencia
El modelo de competencias existente se tradujo a un sistema de niveles y recompensas vinculado a la aplicación, con retroalimentación visible en cada etapa.
Solución · Empleado
Autoevaluación desde el móvil
La autoevaluación deja de ser un formulario largo y se convierte en un recorrido corto de preguntas, con progreso visible y objetivos concretos que el colaborador puede completar desde el móvil.
Solución · Manager
Una sola plataforma en lugar de seis herramientas
La web concentra lo que antes estaba repartido: el modelo de competencias, el estado de cada evaluación, la información del equipo y los reportes.
Un asistente virtual acompaña al manager a lo largo del proceso, guiando cada módulo y resolviendo consultas sin sacarlo del flujo.
Tobi, el asistente virtual
Tobi presenta el proceso, explica los cuatro módulos de la evaluación y acompaña al manager paso a paso, en lugar de dejarlo solo frente a un manual.
Solución · Manager
Información individual
Cada módulo muestra las certificaciones y habilidades acreditadas del colaborador, junto a su nivel y su tiempo en la compañía.
Resultado
Reporte completo
Al cerrar la evaluación, el manager obtiene un reporte con el nivel alcanzado, los próximos niveles, las fortalezas y las áreas de mejora del colaborador, listo para compartir.
- Cliente
- Telefónica
- Disciplina
- Product / UX Design · Service Design
- Alcance
- Investigación, definición del modelo, aplicación móvil y plataforma web